El problema de la administración

El término administración se refiere al proceso mediante el cual se utilizan recursos materiales, financieros y humanos para llegar a un objetivo, normalmente de una entidad, sea ésta individual, empresarial, sea privado o público, gubernamental o con fines de beneficio social.

De acuerdo con el diccionario de la lengua española de la Real Academia de la Lengua Española (DRAE), el término administración se refiere al acto de administrar, a su vez, de acuerdo con la misma fuente, el término administrar es un verbo transitivo que tiene los siguientes significados:

  1. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan;
  2. Dirigir una institución;
  3. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes;
  4. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad;
  5. Suministrar, proporcionar o distribuir algo;
  6. Conferir o dar un sacramento;
  7. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento.
  8. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto. Asimismo el administrador es la persona que administra los bienes ajenos.

La administración puede ser ejercida por una persona, pero más comúnmente por un grupo de personas organizadas en un consejo directivo que recibe varios nombres (v.gr. consejo de administración, consejo directivo, junta de gobierno, etc.), que para efectos del presente le llamaremos “órgano de gobierno”.

El proceso administrativo requiere que existan varios prerrequisitos como son el objeto a ser administrado (institución o entidad), los recursos materiales y humanos de dicha entidad para lograr dichos objetivos, un nivel mínimo de organización que permita el uso racional de los recursos y un marco normativo que defina las reglas que delimiten las atribuciones en el uso de dichos recursos.

Adicionalmente, el proceso incluye las acciones y tomas de decisiones necesarias para la obtención y utilización de los recursos mencionados.

Existen también límites externos al poder de la administración, marcados normalmente por leyes, reglamentos y normatividades emitidos por las autoridades a las que está sujeto el ente o institución.

Por otro lado, el proceso de la administración debe tomar en cuenta eventos internos o externos de la entidad que influyen en la toma de decisiones. Estos eventos, cuando son una posibilidad les llamamos genéricamente riesgos y oportunidades.

Así mismo existen herramientas de ayuda a la administración para llevar a cabo su trabajo, siendo estas los procesos de definición de estrategias, la estructura de organización, los manuales de políticas y procedimientos, los procesos de comunicación y la información, todo lo anterior dentro de un marco de supervisión y de control.
Cuando hablo del problema de la administración me refiero fundamentalmente al aspecto de toma de decisiones que permitan llevar a cabo los objetivos de la entidad administrada. Todos los aspectos mencionados en los párrafos anteriores no sirven de nada sin el proceso de toma de decisiones.

Esta toma de decisiones tiene que considerar aspectos relacionados con eventos futuros cuya ocurrencia depende tanto de acciones y tomas de decisiones presentes, como eventos fuera del control de la organización (riesgos y oportunidades).

Los cambios económicos, cambios en la competencia, los eventos sociales o naturales, los cambios en legislaciones y reglamentaciones, los cambios políticos, la influencia de otros mercados y países, entre otros fenómenos, pueden generar esos riesgos y oportunidades que pueden cambiar radicalmente el juicio que tiene el órgano de gobierno respecto de una situación y por lo tanto modificar las decisiones que ha tomado para ajustar el rumbo de la organización.

Se ha hablado de diferentes tipos de administración, como son administración de la crisis, administración del cambio, administración del riesgo, y podríamos seguir. Sin embargo, realmente todo lo anterior son aspectos o diferentes planos del mismo proceso administrativo.

Existe otro elemento de la administración que en años recientes ha tomado un gran auge derivado de escándalos financieros, es el sistema de control interno de las entidades. Dicho sistema, asegura que el proceso administrativo se alinee a la visión, misión, objetivos y estrategias planteadas por el órgano de gobierno de la entidad, y forma también parte del proceso de toma de decisiones.

En publicaciones posteriores, entraremos en detalle de ciertos aspectos particulares mencionados en el presente artículo.

Socio director de PKF México