Las mejores prácticas y la prevención de problemas

El mayor problema que enfrentan los administradores de cualquier organización es tener que dedicar tiempo para atender los asuntos imprevistos que surgen de vez en cuando. Este tipo de situaciones distrae y provoca que no se atiendan los asuntos rutinarios de la empresa, causando a su vez que puedan acumularse y requieran tiempo adicional en su resolución, generando así un círculo vicioso de atraso y reproceso, que hace que la entidad pierda eficacia y rumbo.

Una de las funciones de un administrador eficiente, es prevenir que lo anterior suceda. Nadie puede predecir el futuro, pero sí puede diseñar de antemano las medidas preventivas y correctiva que eviten que cualquier asunto imprevisto influya en el correcto funcionamiento de las empresas.

Para lograr lo anterior, el administrador o el grupo de administración, deberá buscar la forma en la que las tareas de cualquier organización para cualquier tipo de entidad sean las necesarias, útiles, eficientes y distribuidas de tal manera que generen una cultura de eficiencia entre los miembros de la organización. En este proceso es fundamental que dicha cultura incluya el sentimiento de honestidad y pertenencia a la organización, de tal manera que todo el personal sienta orgullo, compromiso y lealtad de y hacia la organización.

Conforme las actividades y operaciones de las entidades se van haciendo más complejas, la administración tiene la obligación de ajustar sus procesos a las nuevas circunstancias y por lo tanto buscar prácticas que se ajusten a sus circunstancias y que ayuden a hacer más eficientes las actividades.

Para esto es necesario que la entidad se haga llegar del conocimiento y la experiencia que aporten las mejores prácticas en los procesos administrativos, operativos y de negocio. Esto lo puede lograr mediante procesos intensivos de capacitación y desarrollo en conceptos emergentes o nuevos de los cuales la entidad pueda sacar provecho. También mediante la contratación de consultores expertos reconocidos en las áreas que sea necesario mejorar o desarrollar.

En la búsqueda de las mejores prácticas para cualquier área de la empresa, la administración debe cuidar que estas cumplan con los siguientes requisitos:

  • Que asegure que el resultado deseado sea alcanzado derivado de cada cambio propuesto a los procesos.
  • Que el cambio propuesto sea eficiente y eficaz y, por lo tanto, evite trámites burocráticos innecesarios.
  • Que no ponga en riesgo a la entidad, su patrimonio ni su organización.
  • Cualquier cambio en los procesos organizacionales debe estar alineado a los objetivos de la entidad, por lo que los encargados de la administración deberán asegurarse de que existen los siguientes elementos como requisitos previos:
  • Tener bien definidos los conceptos de misión, visión y estrategia de la entidad.
  • Definir claramente los objetivos estratégicos.
  • Determinar la máxima tolerancia al riesgo que se permita en la entidad.
  • Ligar, a nivel de gobierno corporativo, el apetito al riesgo con los objetivos estratégicos.

Con todos los elementos anteriores, generar un ambiente abierto a la innovación.

La búsqueda de las mejores prácticas administrativas y de negocios, siempre significan enfrentar a la organización a cambios culturales y de paradigmas que pueden enfrentarse a una resistencia dentro de sus integrantes. Los encargados del gobierno corporativo y de la administración, tendrán la función de comunicar al personal la importancia de cualquier cambio que sea aprobado y permear entre todos los miembros el convencimiento de que estos son necesarios, de lo contrario, la administración se enfrentará al fracaso de cualquier iniciativa de cambio.

Hoy en día que como individuos y organizaciones nos enfrentamos a retos que no habíamos tenido, es el momento de revisar si estamos preparados para el futuro. Las organizaciones que mejor se adapten al cambio, sin importar su tamaño, serán las que sobrevivan.