La importancia de los sistemas de información en la administración

Cualquier tipo de entidad que quiera tener una organización eficiente y eficaz debe tener información confiable y oportuna. Esto es la clave de una toma de decisiones que cuente con los fundamentos necesarios para obtener los mejores resultados.

Cualquier administrador que quiera ser exitoso debe tomar decisiones que pueden tener un riesgo de no obtener los resultados esperados. Los elementos que tiene para lograrlo son: la información histórica de los resultados obtenidos en el pasado, la información de los eventos actuales que puedan influir en los resultados que se quieran obtener y las mejores proyecciones que se puedan hacer de los resultados derivados de las acciones sobre las que se tiene que decidir.

Cada uno de los elementos anteriores, estará basado en los otros dos, es decir que los hechos y resultados históricos tienen influencia en los hechos o resultados que acontecen en el presente y que son el fundamento de lo que esperamos que suceda en el futuro.

Hablando de administración económica y financiera, esto se vuelve aún más importante, ya que la riqueza existente no se puede inventar, fue generada a partir de la forma en que se trabajó, y acrecentarla dependerá de las decisiones y del manejo que se haga de esta para evitar riesgos y lograr los resultados deseados.

En el pasado, los negocios y la economía se movían más lentos, en la época de las Repúblicas Italianas, de Cristóbal Colón, del Imperio Azteca, o aún en el siglo XIX, las aventuras comerciales tardaban meses, dependiendo de la velocidad en la que podía moverse tanto la mercancía como la economía, o sea a velocidad de caravanas, de carabelas, pochtecas, o de veleros. Eso daba tiempo a generar la información sobre el negocio durante los meses o semanas que podía durar el viaje. La correspondencia se movía dependiendo del medio, ligeramente más rápido.

A partir de la invención del telégrafo y los desarrollos tecnológicos del siglo XX, hasta el Internet de alta velocidad que hoy tenemos, los negocios y la economía se empezó a mover más rápido. Con la fibra óptica, la economía y los negocios se mueven textualmente a la velocidad de la luz.

Hoy en día la estructura organizacional de cualquier entidad depende de la tecnología de información para poder recopilar, analizar y comunicar todo el volumen de datos que son necesarios para la toma de decisiones operativas, económicas, financieras y de negocios.

La necesidad de herramientas de tecnología de información que tienen los funcionarios y empleados de cualquier organización para cumplir con su trabajo va en función del volumen de información que tienen que recibir procesar y enviar en el transcurso de su jornada laboral. En esta situación, una computadora personal, de escritorio o celular, no es un lujo sino una herramienta básica para desarrollar su trabajo.

La semana pasada hablábamos del caso de éxito de Elon Musk y sus empresas, ¿ustedes creen que él hubiera podido lograr lo que ha hecho sin las herramientas de tecnología de información? Tal vez en otro siglo sí, pero dudo mucho que en la actualidad pudiera haberlo hecho.

Hace poco un experto en la tecnología de autos eléctricos, hablaba de las ventajas que tiene Tesla sobre la industria automotriz tradicional, y decía que antes que nada Tesla era una empresa de tecnología que a partir de ésta desarrolla coches, a diferencia de las otras que diseñan el choche y después buscan la tecnología para controlarlo. No soy experto, pero tiendo a entender el concepto.

Hoy, que los retos de recuperar el terreno perdido por la pandemia son enormes, es momento en repensar nuestra estrategia en temas de tecnología de información para estar mejor preparados para enfrentar el futuro y poder competir contra los que lo están haciendo.