El problema de la administración: la sucesión

Normalmente cuando hablamos de sucesión, pensamos automáticamente en una tragedia y que el dueño de una organización ya no está con nosotros. En realidad todas las organizaciones deben tener un plan de sucesión, no solamente para el dueño, sino para todos aquellos puestos relevantes dentro de la organización.

La sucesión significa que persona o grupo de personas va a ejecutar las funciones específicas de una persona o grupo de personas cuando estas falten.

Si la ausencia es temporal, no es asunto de plan de sucesión, sino un asunto de que la organización debe tener predeterminado la o las personas que suplirán temporalmente un puesto, cuando el titular falte, sea por enfermedad, vacaciones o tareas temporales asignadas a la persona.

El plan de sucesión aplica cuando la persona se ausenta permanentemente, sea por retiro, muerte, accidente, renuncia o cualquier otra causa que pueda hacer que una persona deje de estar en la organización.
El plan de sucesión debe tenerse desde que un puesto es asignado a una persona. El plan no forzosamente indica que la sustitución será automática, sino que la persona o grupo de personas que sucederán están en un proceso permanente.

El plan debe contemplar una adecuada transferencia de conocimientos, experiencias y relaciones a la persona o grupo más adecuada para ejecutar dichas funciones.

La transferencia de conocimientos normalmente está reflejada en toda la documentación, manuales de operación, descripciones de puestos y normas y políticas aplicables al puesto. Cuando este tipo de documentación no está presente, se dificulta mucho la transición. La operación diaria entrará en conflicto con la transferencia de conocimientos, quedando esta relegada a una actividad no prioritaria.

Nadie piensa que va a faltar o que llegará un momento en que tendrá que ser sustituido. A todos nos gusta pensar que somos indispensables y con eso podemos sabotear una adecuada transición. Para evitar esto, las organizaciones deben fomentar la conciencia del legado. Las personas que dejan un puesto que han ejecutado exitosamente durante años, deben de tener el orgullo que dejaron un legado de continuidad y buenas prácticas.

La transferencia de experiencia solo puede llevarse a cabo mediante el trabajo en equipo conjuntamente con aquellos candidatos designados para suceder en el puesto. Todos los candidatos deberán tener la oportunidad de enfrentarse a todos los retos inherentes a las actividades del puesto. Adicionalmente debe haber un monitoreo de la forma en que dichos retos son solucionados, y hasta donde, dichas soluciones son las más adecuadas. Esto solo se logra mediante la repetición y es un trabajo que no lleva una sola experiencia, toma meses y años.

La transferencia de relaciones tiene dos principales vertientes. Las relaciones formales de trabajo diario que se tienen simplemente por ejecutar las actividades designadas, y por otro lado, las relaciones informales que se van haciendo mediante el contacto social con las personas. La segunda es la más difícil de obtener, porque requieren cierta empatía de las partes. Cuantas veces una buena relación ha sido destruida en la siguiente generación por falta de esa empatía.

Un buen plan de sucesión asegurará que el éxito alcanzado por la organización, tendrá continuidad en el futuro.

El autor es socio director de PKF México