El problema de la administración: revisión de resultados

En toda empresa es necesario que haya una clara rendición de cuentas con objeto de verificar si los objetivos están siendo cumplidos. La pequeña y mediana empresa y el negocio familiar o individual, no están exentos de eso.

Muchos pequeños empresarios me dicen que ellos no necesitan de eso ya que saben perfectamente cómo va su negocio. La verdad es que no siempre estamos al tanto de los resultados. Muchas veces un exceso de liquides puede dar la impresión de que el negocio va muy bien cuando en realidad se está perdiendo dinero. Por el contrario, a veces cuando existe una gran falta de liquidez pudiera dar la impresión de que el negocio está a punto de cerrar, pero la verdad es que hay atrasos en la cobranza, pero las ventas van creciendo.

Esta reflexión nos lleva a determinar que tenemos que hacer un alto en el camino y revisar cómo va nuestro negocio y determinar que nuevas acciones tenemos que llevar a cabo para corregir lo que vaya mal y mejorar y replicar lo que hacemos bien.

La rendición de cuentas, últimamente por cuestiones de escándalos políticos y financieros, se ha interpretado como el proceso de revisar para encontrar los fraudes o manejos indebidos. Eso es solamente una pequeña parte del proceso. La rendición de cuentas es hacer un diagnóstico de nuestro negocio para determinar lo que va bien y lo que va mal, para tomar medidas que aseguren el éxito de nuestra empresa.

Lo primero que tenemos que verificar en un proceso de rendición de cuentas es el cumplimiento de las metas que nos planteamos. Normalmente, esto estará reflejado en los resultados de las operaciones de nuestro negocio, reflejado normalmente en un estado de resultados o de operaciones. En las organizaciones sin fines de lucro, le llamamos estado de ingresos y egresos.

Ese estado de resultados incluye, de acuerdo con las normas de información financiera, los ingresos que se tuvieron durante el período derivado de las diversas fuentes que el negocio pueda tener, así como los costos y gastos en que incurrimos para generarlos.

La determinación de los ingresos, tiene su truco, no forzosamente están reflejados en el efectivo que cobramos, sino en la mercancía o servicios que entregamos y que el cliente ha aceptado, independientemente de que nos haya pagado o nos haya quedado a deber. Si no podemos demostrar que el cliente recibió la mercancía o el servicio, los ingresos no han sido realizados. Por lo tanto el ingreso se registra cuando hay un acuerdo de voluntades entre el proveedor y el cliente en cuanto al intercambio de la mercancía o el servicio.

Hablamos de que el estado de resultados incluye los costos y gastos que se incurrieron para generar los ingresos. Estos costos y gastos incluyen el costo de comprar y/o producir la mercancía o el servicio que estamos entregando. Además aquellos costos que incurrimos independientemente del volumen de ingresos, como son la renta o depreciación de los inmuebles, muebles y equipo que usamos para nuestro negocio, los costos financieros como son intereses y comisiones bancarias. Sin olvidar los impuestos que generamos en la operación.

El estado de resultados deberá ser comparado con el presupuesto y con los resultados obtenidos en períodos similares anteriores, a fin de determinar que salió mejor o peor de lo esperado y tomar acciones para mejorar o corregir.

En una entrega posterior, seguiremos revisando el proceso de revisión de cuentas.

El autor es socio director de PKF México