El problema de la administración: La planeación

Para que el proceso administrativo sea llevado a cabo de una manera ordenada, se requieren varios requisitos previos que hay que cumplir, ya hablamos de la organización y de la comunicación. Hoy quiero hablar respecto de la planeación.

La planeación es el proceso mediante el cual se anticipan las acciones a ser llevadas a cabo para lograr un objetivo. Existen varios niveles de planeación, esto es a largo, mediano y corto plazo. A la planeación a largo plazo le llamaremos planeación estratégica, la planeación de mediano y corto plazo son una consecuencia de la primera, más los eventos que pueden alterar la forma en la que la administración logrará sus objetivos.

Como requisito previo a la planeación estratégica, se requiere que la administración defina la visión, la misión y los valores de la entidad.

La visión es el deber ser de la institución, es la forma ideal en que la institución se ve a sí misma dentro de la sociedad en que se desempeña; que servicio o producto ofrecen, cual es el liderazgo que ocupa en su mercado o ambiente, en que forma la sociedad la percibe como proveedora de bienestar social, en que forma la perciben sus integrantes desde el punto de vista de la alineación de los objetivos personales con los de la entidad, etc.

La misión es la forma en que la institución logrará cubrir su visión, son los ideales de actuación que llevará a lograr la visión.

La visión y la misión son conceptos complementarios y esenciales para definir a la institución como una entidad única y diferenciada de las demás.

Los valores son los lineamientos fundamentales de actuación de los integrantes de la organización de la institución, es la actitud moral en la que los individuos cooperan para lograr los objetivos de la institución.

Una vez teniendo definidos la visión, la misión y los valores de la entidad, la administración procede a plantear las acciones que debe llevar a cabo para lograr dicho ideal. La determinación de las acciones implica la consideración de los recursos humanos, materiales y financieros que se requieren, el orden y los momentos en que cada una de las acciones y de los recursos deberá intervenir. Esto implica la asignación de tareas a ser llevadas a cabo por cada uno de los individuos que participan en la organización.

Como resumen, el proceso de planeación estratégica implicará la definición de: visión, misión, valores, estructura organizativa, definición de tareas, determinación de las necesidades de recursos humanos, materiales y financieros.

Una vez teniendo la planeación estratégica, la administración pasará a definir los objetivos a corto y mediano plazo, esto mediante planes de acción, proyecciones y presupuestos.

Los planes de acción es la forma en que la administración enfrentará los retos que se le presentan a la institución para lograr sus objetivos de ventas, ingresos, participación, prestación de servicios, etc. Esto incluye estrategias de mercadotecnia, distribución, producción, suministro, etc., lo que hoy en día se define como la cadena productiva.

El presupuesto es la representación económica de los planes de acción. El presupuesto define en términos monetarios los objetivos a ser logrados y el costo de los medios para lograrlo. Incluye la definición monetaria de los objetivos de ventas e ingresos, y el costo en términos monetarios de los recursos humanos, materiales y financieros para lograr esos objetivos.

El administrador al armar sus planes de acción y sus presupuestos, establece un compromiso de cumplimiento de las metas planteadas en los mismos. Por lo tanto debe haber un proceso de medición de dicho cumplimiento.
A dicho proceso de medición, le llamamos control presupuestal. El control presupuestal es una de las herramientas más importantes que tiene la administración para autoevaluar su desempeño y demostrar a los interesados en la institución, como son accionistas, acreedores, proveedores, autoridades o empleados, que la entidad está cumpliendo los objetivos planteados desde su visión y su misión.

Pero no nos podemos quedar solamente en la autoevaluación o en la evaluación externa del desempeño de la administración, también debemos reconocer que este proceso requiere que sea retroalimentado con los resultados reales y la experiencia adquirida con objeto de modificar los planes y los presupuestos para alcanzar de una mejor manera sus objetivos.

El autor es socio director de PKF México