El Costo de ventas – segunda parte

Los costos son la herramienta de administración que determinan la eficacia del proceso.

En el artículo publicado el 13 de septiembre, hablamos de la importancia que tienen los costos para la correcta administración de un negocio. No importa si la empresa se dedica a la producción de bienes o la prestación de servicios, los costos son la herramienta de administración por excelencia, ya que su estudio y control permiten detectar tanto las desviaciones en el curso normal de las operaciones, así como determinar la eficacia del proceso.

Los costos deben ser revisados continuamente y su determinación deberá ser modificada cada vez que algún factor de la producción tenga cambios, ya sea en las fórmulas, métodos de trabajo, tecnologías o cualquier otra razón que altere de manera significativa la integración de los aspectos que conforman el producto o servicio.

Para esto se debe contar con algún sistema de contabilización de los costos, independientemente que este sea automatizado integralmente o parcialmente. Cada acción en la producción tiene una consecuencia en los costos de los bienes producidos o en los servicios prestados.

Es necesario que dentro de la determinación de los costos de una empresa, se incluya el punto de equilibrio, siendo éste el monto mínimo de volumen de ventas tanto en unidades como en valor de los ingresos para que la empresa genere utilidad, es decir que, por debajo de ese punto de equilibrio, la empresa genera pérdidas.

Para determinar esto, es necesario que la administración conozca datos como la capacidad instalada, expresado ya sea en volúmenes máximos de producción, el costo mínimo de operación de la planta productiva incluyendo mano de obra, gastos directos e indirectos de fabricación.

La contabilidad de costos debe incluir la determinación de los unitarios de producción. Esto puede ser determinado a través de unidades producidas o tiempo de operación, y a su vez esto dividido en las unidades producidas.

En relación con la capacidad de producción, esta permite identificar la capacidad ociosa o no utilizada, como los tiempos de espera para cambiar los parámetros dependiendo del tipo o familia de artículos producidos; y capacidades ociosas derivadas de falta de pedidos, problemas en la producción, falta de insumos o materias primas, etc. El segundo grupo, deberá clasificarse como un costo improductivo sin que afecte el de los productos efectivamente producidos. En consecuencia, la administración deberá tomar las medidas correspondientes para corregir el problema, o descontinuar el producto que ya no tiene mercado y por lo tanto disponer de los equipos y elementos de costo que ya no serán utilizados.

Cuando la empresa tiene costos predeterminados precisos, también ayudan a la administración a detectar con oportunidad variaciones generadas por ineficiencias, desviaciones de recursos hacia áreas menos productivas o no contempladas, e incluso robo o fraude.

Todo lo anterior, significa que la administración debe contar con reportes de costos suficientes, que contengan los resúmenes adecuados, así como los detalles necesarios para que pueda tomar las medidas preventivas y correctivas oportunas y adecuadas para asegurar que la empresa está cumpliendo con sus objetivos de manera adecuada.